Lakiasiaintoimisto Legimia Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on lainsäädännön mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1 Rekisterinpitäjä

Lakiasiaintoimisto Legimia Oy (jäljempänä ”Legimia”)
Y-tunnus 2810406-3 

2 Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Yliopistonkatu 33 G 121, 20100 Turku
040 635 2299
toimisto@legimia.fi

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa pyydetään ensisijaisesti sähköpostitse.

Legimia on päätynyt tietosuojakartoituksessaan siihen lopputulokseen, ettei sen tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa.

3 Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittely perustuu:
Legimian asiakkaan ja Legimian välisen toimeksiantosopimuksen (sopimuksen täytäntöön paneminen)
Legimian asiakkaan ja Legimian väliseen asiakassuhteeseen (oikeutettu etu)
lainsäädännön ja viranomaisten asettamien vaatimusten noudattamiseen (lakisääteinen velvollisuus)

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:
esteellisyyksien selvittämiseen ja asiakkaan tunnistamiseen
asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoitamiseen
asiakas- ja toimeksiantojen laskutukseen
Legimian palveluiden markkinointiin
lakimääräisten säilytys-, selvitys- ja informointivelvollisuuksien täyttämiseen

4 Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteriin kerätään ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseksi.

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat henkilötiedot: 
asiakkaan tai/ja asiakkaan edustajan yhteystiedot (nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
asiakkaan henkilötunnus
toimeksiannon tai asiakassuhteen hoitamista varten kerätty tai tuotettu aineisto, joka voi koskea mm. asiakkaan perhesuhteita, toimeentuloa, varallisuutta, vakuutuksia ja terveydentilaa

5 Seuraus henkilötietojen antamatta jättämisestä

Lainsäädäntö edellyttää Legimiaa tunnistamaan asiakkaansa ja selvittämään esteellisyydet. Asiakkaan tunnistamiseksi ja esteellisyyksien selvittämiseksi tarpeellisten tietojen (nimi ja/tai henkilötunnus) antamatta jättäminen voi aiheuttaa sen, että Legimia ei voi ottaa toimeksiantoa vastaan tai henkilöä asiakkaaksi taikka Legimia joutuu päättämään toimeksiannon tai asiakassuhteen.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti:
asiakkaalta tai asiakkaan edustajalta toimeksiannon syntyessä ja sen aikana
potentiaaliselta asiakkaalta ennen toimeksiannon syntymistä
myös muualta, esim. viranomaisilta ja vakuutusyhtiöiltä

7 Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Legimian ulkopuolelle muutoin paitsi, että kirjanpidon järjestämiseksi tarpeellisia henkilötietoja luovutetaan Legimian käyttämälle tilitoimistolle. 

Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa asiakkaan ja Legimian välisen sopimuksen, asiakkaan ja Legimian välisen asiakassuhteen tai voimassaolevan lainsäädännön perusteella, mm. viranomaisille ja vakuutusyhtiöille.

8 Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterin henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Rekisterin henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

10 Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti kymmenen vuotta toimeksiannon päättymisestä lukien. 

Sopimuksen perusteella säilytettäväksi sovitun aineiston sisältämät henkilötiedot säilytetään sovitun ajan, joka voi olla pidempi kuin kymmenen vuotta toimeksiannon päättymisestä. 

11 Rekisteröidyn oikeudet

11.1 Tarkastus-, oikaisu-, poisto-, rajoittamis- ja siirto-oikeus sekä oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus:
pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin
pyytää rekisterinpitäjältä itseään koskevien henkilötietojen oikaisemista
pyytää rekisterinpitäjältä itseään koskevien henkilötietojen poistamista
pyytää rekisterinpitäjältä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista 
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen

11.2 Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Legimian ja rekisteröidyn asiakassuhteeseen.

11.3 Rekisteröidyn oikeuksien käyttäminen

Kun rekisteröity haluaa käyttää rekisteröidyn oikeuksiaan, rekisteröidyn tulee esittää oikeuden käyttämistä koskeva pyyntö/vaatimus rekisterinpitäjälle, ensisijaisesti sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@legimia.fi. Muut yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen kohdasta 2.

Pyyntö/vaatimus rekisteröidyn oikeuksien käyttämisestä voidaan evätä lainmukaisin perustein, sillä rekisteröidyn oikeudet eivät ole rajoittamattomia. Legimia varmistaa pyynnön/vaatimuksen esittäjän henkilöllisyyden, ennen kuin ryhtyy arvioimaan, voidaanko pyyntö/vaatimus toteuttaa. Legimia voi kehottaa rekisteröityä täsmentämään pyyntöään/vaatimustaan kirjallisesti. Mikäli pyyntöä/vaatimusta ei voida toteuttaa, ilmoitetaan tästä rekisteröidylle.

11.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että häntä koskevien tietojen käsittelyssä rikotaan voimassaolevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Suomessa toimivaltainen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.
tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html